DATEV-Integration

Mit der DATEV-Integration ruft Pulse Lohnabrechnungen automatisiert aus dem DATEV-Rechenzentrum ab und stellt sie deinen Mitarbeitenden digital in Pulse bereit.
Die Übertragung erfolgt über den DATEV Lohnauswertungsdatenservice – ein sicherer Online-Service, über den PDF-Auswertungen abgeholt werden.

Einführung

Die DATEV-Integration richtet sich an HR-Admins. Sie vereinfacht die Bereitstellung von Lohnabrechnungen erheblich, indem die Dokumente automatisch synchronisiert und im Mitarbeitendenprofil gespeichert werden.

Voraussetzungen

Damit die Integration funktioniert, benötigst du:

Einen aktiven Zugang zu DATEV LODAS oder DATEV Lohn & Gehalt
DATEV Lohnauswertungsdatenservice wurde freigeschaltet (meist über euer Lohnbüro)
Mindestens einer der Dokumenten-Typen, die synchronisiert werden sollen, sind für den Lohnauswertungsdatenservice freigeschaltet: LOBN (für Lohnabrechnungen) oder LSTB (für Lohnsteuerbescheinigungen)
Beraternummer und Mandantennummer für die eindeutige Zuordnung
Rechte um Integrationen in Pulse zu verwalten (in der Rolle Account-Admin enthalten)
Einheitliche und korrekte Personalnummern in der digitalen Personalakte

Einrichtung in Pulse

Gehe zu Account-Einstellungen → Integrationen.
Erstelle eine neue Integration und wähle DATEV aus. Bei Funktionsumfang, wähle Lohnauswertungsdatenservice aus.
Trage Beraternummer und Mandantennummer ein und klicke auf Speichern. Die Integration wurde nun erstellt, ist aber noch nicht verbunden.
Klicke nun auf “Verbinden”. Du wirst zu DATEV weitergeleitet, um die Verbindung zu autorisieren, logge dich dort mit deinen Zugangsdaten ein.
Bestätige die Autorisierung, du wirst dann automatisch zurück zu Pulse geleitet. Wenn alles geklappt hat, siehst du den Status “Verbunden”, falls nicht, melde dich bitte bei unserem Support.

Lohnabrechnungen bereitstellen

Die Integration basiert auf dem Lohnauswertungsdatenservice:

Erstelle die Lohnabrechnung in DATEV (LODAS oder Lohn & Gehalt).
DATEV stellt im Rechenzentrum die LOBN-Dokumente (PDF-Auswertungen) bereit.
Pulse ruft diese Dokumente automatisch über den Service ab.
Die Abrechnungen werden den richtigen Mitarbeitenden in Pulse zugeordnet und revisionssicher im Profil gespeichert.

Sync Pläne konfigurieren

Bisher haben wir die Integration nur verbunden, aber wir wollen ja, dass die Lohnabrechnungen auch automatisch synchronisiert werden.

Klicke in der Liste der Integrationen auf die DATEV-Integration, um zu den Details zu gelangen. Dort findest du den Bereich “Sync-Pläne”. Hier kannst du festlegen, an welchem Tag des Monats die Synchronisation stattfinden soll. Du kannst auch mehrere Sync-Tage pro Monat angeben, z. B. wenn ihr unterschiedliche Lohnläufe habt.

Steht die Integration auf “Verbunden”, ist nun alles bereit für den automatischen Sync, zum nächsten geplanten Termin werden die Lohnabrechnungen abgerufen und den Mitarbeitenden zugeordnet.

Durchläufe

Auf der Detailseite der Integration findest du auch eine Übersicht aller Synchronisationsläufe. Hier siehst du, wann der letzte Lauf stattgefunden hat und welchen Status er hatte (Erfolgreich, Teilweise erfolgreich, Fehlgeschlagen).

Desweiteren siehst du, welche Dokumenten-Typen synchronisiert wurden.

Neben jedem Lauf findest du einen Link zu den Details, dort siehst du genau, für welche Periode und Personalnummer Dokumente abgerufen wurden und ob es Fehler gab (z. B. wenn eine Personalnummer nicht gefunden wurde).

Für den Fall Teilweise erfolgreich (meist wegen nicht gefundener Personalnummern) kannst du die betroffenen Personalnummern in Pulse korrigieren und dann auf Wiederholen klicken, um die Synchronisation für diese Personalnummern erneut zu starten.

Initialer Sync

Solange es noch keinen automatischen Durchlauf gab, kannst du auch manuell einen initialen Sync starten. Klicke dazu auf der Detailseite der Integration auf Initialen Sync. Hier kannst du einen Zeitraum (Monate) auswählen, für den die Lohnabrechnungen abgerufen werden sollen. Dies ist besonders nützlich, wenn du die Integration zum ersten Mal einrichtest und bereits Lohnabrechnungen in DATEV vorliegen.

Hier stehen aktuell die letzten 1-3 Monate zur Auswahl. Solltest du ältere Lohnabrechnungen benötigen, kontaktiere bitte unseren Support, das ist möglich.

Dokumenten-Sync

Derzeit synchronisieren wir die folgenden Dokumenten-Typen:

LOBN: Brutto/Netto - Übersicht der Brutto‑ und Netto-Bezüge eines Mitarbeitenden pro Monat (Gehaltsnachweis)
LSTB: Lohnsteuerbescheinigung - Jährliche Bescheinigung über die einbehaltene Lohnsteuer und Sozialabgaben eines Mitarbeitenden

Wenn ihr weitere Dokumente benötigt, kontaktiert uns bitte.

Der Zeitraum, für den die Dokumente abgerufen werden, richtet sich nach dem Sync-Plan und bereits durchgeführten Durchläufen. Dh. wir holen immer alle Dokumente ab, die seit dem letzten Sync neu erstellt wurden, unabhängig von der Periode. Es können also auch Dokumente vergangener Perioden abgerufen werden, wenn diese neu erstellt wurden (zb bei Korrekturen).

Um Überschneidungen zu vermeiden, haben wir 2 Mechanismen eingebaut:

Der Zeitraum richtet sich nach ganzen Tagen, dh. wenn der automatische Lauf am 25. des Monats stattfindet, werden alle Dokumente bis zum 24. des Monats einschließlich abgerufen.
Bereits abgerufene Dokumente werden nicht erneut synchronisiert, auch wenn sie im Zeitraum liegen.

Benachrichtigungen

Wir haben die DATEV-Integration bereits in unser Workflow-System integriert. Dort könnt ihr Auslöser für gestartete und bearbeitete Durchläufe verwenden, um z. B. Chat-Nachrichten an Admins zu senden, wenn ein Durchlauf fehlgeschlagen ist oder nur teilweise erfolgreich war.

Sicherheit & Verantwortlichkeiten

Pulse stellt die technische Schnittstelle zu DATEV bereit.
Die Verantwortung für die Datenqualität liegt beim Kunden.
Risiken bei falschen Daten:
- Abrechnungen werden falschen Mitarbeitenden zugeordnet
- Dokumente können nicht importiert werden

FAQ

Welche Daten werden übertragen?
Nur Lohnabrechnungen (LOBN-Dokumente) aus DATEV.

Wann passiert der Dokumenten-Sync?
Könnt ihr in den Sync-Plänen selbstständig festlegen.

Was passiert bei fehlerhaften Personalnummern?
Das Dokument kann nicht zugeordnet werden und wird nicht synchronisiert.

Wo finde ich weitere Infos zu DATEV?
Im DATEV Help-Center.

An wen wende ich mich bei Problemen?

Bei technischen Fragen zur Integration: Pulse-Support
Bei fachlichen Fragen zur Lohnabrechnung: Euer Lohnbüro